Желание избежать неприятного разговора и проигнорировать эту необходимость – нормальная реакция.
Но делать этого не стоит. Ответ о результатах собеседования – это проявление элементарного уважения к кандидату .
Он говорит о культуре компании. А строить и поддерживать положительный имидж компании в разы сложнее, чем его разрушить.
Взаимодействие с каждым кандидатом должно носить характер партнерства . Ведь завтра тот же соискатель вполне может стать клиентом компании или посоветовать своему руководству компанию как надежного партнера. И это только в том случае, если впечатления о компании у него останутся самые приятные.
Любой соискатель и сотрудник (настоящий и бывший) может легко выйти в Интернет и оставить на специализированных сайтах отрицательный отклик о компании, что не пойдет на пользу HR-бренду организации.
Когда это нужно делать?
Чтобы облегчить жизнь себе и соискателю, желательно оговаривать сроки ответа в финале заключительного собеседования.
Такой вариант предпочтителен и представляет компанию как серьезного и надежного работодателя.
Но не всегда интервьюеру известно точно, когда будет решение, ведь зависеть оно может от нескольких человек .
В этом случае лучше так и объяснить кандидату и назвать примерные сроки оглашения решения.
Разумеется, нужно быть предупредительным и все обещания сдержать. Если прозвучала фраза «Мы Вам позвоним в течение недели, чтобы дать ответ о результатах», то эти сроки нельзя игнорировать. Даже если решение к назначенному времени еще не принято, нужно позвонить и договориться о других сроках.
Если же никаких договоренностей не было, то сообщить об отрицательном решении лучше сразу, как оно стало известно . Соискатель находится в стрессовой ситуации из-за неизвестности и необходимости ждать, поэтому не нужно заставлять его нервничать и дальше и отнимать его время.
Компания, дорожащая своей репутацией, обязательно даст ответ соискателю в течение 2 недель с момента последнего собеседования. Затягивание ответа и, что еще хуже, его отсутствие могут сыграть не в пользу компании, ведь эффект «сарафанного радио» на рынке труда никто не отменял.
Часто возникает ситуация, когда уже в ходе собеседования становится ясно, что кандидат не подходит. В этом случае лучшим вариантом станет фраза «В случае положительного решения мы позвоним Вам в течение 2 дней».
Такой ответ даст кандидату четкое представление о способе связи и сроках ответа. Разумеется, если в течение 2 дней кандидат не получит звонка, он не станет ждать дольше и продолжит поиски работы.
Причины отказа
О причинах отказа лучше говорить честно, если они касаются профессиональных качеств и трудового опыта, но только в том случае, если сам кандидат попросил объяснить их. 
Это даст ему возможность проанализировать некоторые моменты и поработать над собой.
Если же кандидат не спрашивает о причинах, то и упоминать о них не следует.
Есть и ряд причин, которые лучше не озвучивать совсем :
- Если причина в том, что кандидат просто субъективно не понравился конкретному представителю компании, а с профессиональной точки зрения и по личностным качествам он подходит.
- Когда выбор сделан в пользу кандидата определенного пола или возраста при прочих равных. Это считается дискриминацией, а она запрещена.
- Когда кандидатура женщины отклонена только из-за наличия у нее ребенка или опасения, что она забеременеет и уйдет в декрет. Это также дискриминация.
В этих случаях можно ответить, что другой кандидат больше подошел компании по своим профессиональным качествам и опыту или что он работал в компании той же сферы деятельности. Если же соискатель не прошел тестовое задание, то ему сообщается об этом напрямую. Возможно, придется уточнить вопросы, на которые даны неправильные ответы.
Если соискатель посчитает причины отказа неубедительными, а свои права ущемленными, он имеет возможность направить работодателю письменное требование объяснения причин.
Введенные в 2015 году поправки в Трудовой кодекс обязали работодателя сообщать в письменной форме о причинах отказа в течение 7 дней с момента получения такого требования. Позже с этими документами соискатель вполне может обратиться в суд. Поэтому работодателю необходимо быть внимательным и осторожным, формулируя причины отказа.
Как сообщить кандидату?
Существует несколько вариантов связаться с кандидатом, чтобы сообщить ему об отказе. В этом разделе статьи разберем как правильно отказать соискателю после собеседования, примеры:
Письмо по почте
Этот вариант отказа сегодня редко используется. Может понадобиться только в том случае, если у соискателя нет ни телефона, ни электронного адреса, что не дает возможности связаться с ним.
Само письмо составляется по аналогии электронного сообщения и распечатывается на бланке организации. Отправлять такое письмо нужно с уведомлением, чтобы быть уверенным, что адресат его получил.
Электронное сообщение
Очень часто сотрудника ставит в тупик простая, казалось бы необходимость написать письмо после собеседования с отказом соискателю. Приведем пример такого письма:
Здравствуйте, Борис Иванович!
20.07.2016 г. Вы проходили собеседование на вакантную должность Менеджера по логистике. От лица компании «101 Million» благодарю Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личностные качества. К сожалению, в этот раз выбор сделан в пользу другого кандидата. Мы сохранили Ваше резюме и обязательно вернемся к нему, когда в компании появится подходящая вакансия.
С наилучшими пожеланиями,
Ольга Ларионова,
Менеджер по персоналу ООО «101 Million»
Личная встреча
Такой способ сообщения об отрицательном ответе почти не используется.
Исключение составляют случаи, когда в ходе собеседования становится ясно, что кандидат категорически не подходит .
В этой ситуации часто интервьюер плохо сдерживает негативные эмоции и сообщает соискателю неприятную информацию сразу и подчас в резкой форме.
Если причина реакции интервьюера – непорядочное поведение кандидата во время беседы, проявление грубости и неуважения и прочие резко негативные моменты, то раздражение и отказ понятны и оправданны. Но зачастую в случае с хорошими соискателями такое поведение интервьюера говорит о его непрофессионализме.
Другая ситуация, требующая отказа при встрече, – появление кандидата в офисе по собственной инициативе . Иногда соискатели устают ждать и едут в компанию за ответом сами. Причем, без предупреждения.
Такому кандидату нужно обязательно уделить несколько минут, отвести его в переговорную и в спокойной обстановке сообщить ему о решении. Разговор может строиться так:
Интервьюер: Спасибо, что уделили время нашей компании и поучаствовали в конкурсе на вакансию. К сожалению, решение принято в пользу другого кандидата, о чем мы собирались сообщить Вам сегодня в телефонном разговоре, но Вы нас опередили и приехали сами.
Кандидат: А почему я не подошел?
Интервьюер: Вы подошли по большинству критериев и именно поэтому прошли все этапы отбора, но выбирать пришлось из пяти высококлассных специалистов, включая Вас. Один из соискателей больше подошел для этой конкретной должности на данном этапе развития компании, поскольку обладает профильным образованием.
Но у нас есть программа кадрового резерва и Ваше резюме и результаты тестов сохранятся у нас. А в следующий раз, когда в компании откроется подходящая вакансия, мы вернемся к Вашей кандидатуре, если для Вас это будет актуально.
Телефонный звонок
Самый популярный способ сообщения как о положительном, так и об отрицательном решении – телефонный разговор
.
Отказ кандидату после собеседования пример:
Интервьюер: Добрый день, Марина Николаевна! Ольга из «101 Million». Я Вас не отвлекаю?
Кандидат: Нет.
Интервьюер: Я рада. Вы проходили в нашей компании собеседование на должность Старшего маркетолога. Мы высоко оценили Ваш опыт и личные качества. Но вынуждена сообщить, что результат по Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный.
Кандидат: Как жаль. А почему?
Интервьюер: Для данной должности важно знание английского языка. Тот уровень владения, который Вы продемонстрировали в ходе беседы, недостаточен. Поэтому руководством было принято решение взять на должность кандидата с уровнем английского Upper-Intermediate.
Кандидат: Понятно.
Интервьюер: Спасибо Вам за уделенное время. Было очень приятно с Вами пообщаться! Я уверена, что такой высококлассный специалист, как Вы, очень быстро найдет отличную интересную работу!
Какой способ лучше?
Выбор способа зависит от нескольких факторов. Один из них – уровень вакантной должности. В конкурсе на участвует обычно от 3 до 6 соискателей.
Соответственно, связаться с каждым из не подошедших соискателей необходимо по телефону лично . В этом случае, конечно, придется ответить на несколько не всегда приятных вопросов, к чему нужно быть готовым.
Отказ электронным письмом поможет избежать вопросов от кандидатов и может быть использован в случаях, когда подбирался специалист низшего или среднего звена.
Количество прошедших собеседование соискателей в этом случае может составлять от 10 человек и обзвонить их всех, попутно ответив на встречные вопросы, – процесс трудоемкий.
При составлении электронного или бумажного письма нужно быть аккуратным в формулировках. Отказ соискателю после собеседования должен быть обоснован исключительно деловыми качествами соискателя. Малейший намек на дискриминацию может спровоцировать судебное дело в отношении компании.
Целесообразнее не указывать в письме причину отказа совсем . Сообщать причины нужно только в случае, когда кандидат настаивает на их обосновании.
Отказывать всегда сложно и неприятно, но пренебрегать этим моментов в работе с соискателями не стоит. Это поможет выстроить компании сильный бренд работодателя, что положительно отразится и на общем имидже предприятия и его руководства.
Работа в такой компании желанна для большинства кандидатов, а это поможет в дальнейшем без труда привлекать лучших из них. А ведь талантливые сотрудники – основной актив успешной компании.
Надеемся наши материалы позволили вам узнать, как отказать соискателю после собеседования и
Смотрите на видео: отказ соискателю после собеседования
В мире деловых людей ценится конкретика. У работодателя останется меньше негативный впечатлений, если соискатель правильно обоснует свой поступок. Убедительных причин существует несколько:
Важно! Доводы в отказе должны быть особенно убедительными, когда речь идет о соискании руководящей высокооплачиваемой должности или собеседование представляло собой сложную процедуру с большими затратами времени и сил.
Формы отказа
Как вежливо отказать работодателю после собеседования? Допускаются такие формы отказа:
Правильное время
В идеале отказаться от должности нужно как можно раньше.
Приняли решение – сообщите о нем работодателю.
Уместным сроком отказа считается 7-10 дней с момента собеседования.
Упущенное корректное время для отказа ставит работодателя в неловкое положение, нарушает его планы. Результат – потеря деловой репутации, попадание в «черный список» кандидатов.
Правила построения грамотного отказа следующие:
- своевременность. Не стоит затягивать с разговором, пытаться скрыться от работодателя, игнорируя телефонные звонки в надежде, что проблема решится сама собой.
- Тактичность. Следует в краткой и вежливой форме указать причины отказа, принести извинения.
- Отсутствие эмоций. Не стоит слишком энергично извиняться за отказ, вызывать жалость в себе, надеясь приспособиться к неинтересной работе.
- Честность и откровенность. Потенциальный работодатель имеет право знать причину отказа, если она не носит сугубо личный характер.
Ситуации, когда лучше скрыть истинный повод отказа, придумать другое объяснение:
Важно! Если не устраивают определенные пункты должностных обязанностей, следует откровенно сказать об этом рекрутеру. Работодатель вправе пойти навстречу, изменив или исключив такие моменты по мере возможности.
Заключение
Своевременный отказ от непривлекательной должности оставляет работодателю время на поиски другого кандидата, уберегает от необходимости ежедневно тратить время на бесполезное занятие, не дающее шансов раскрыть таланты и полностью проявить профессиональные качества.
Основной вопрос: как правильно мотивировать отказ от заключения трудового договора, чтобы он не был признан необоснованным? Решение: причины отказа должны быть связаны с деловыми качествами соискателя. В случае если мотивировка будет указывать на дискриминацию по возрасту, полу или другим признакам, кандидат сможет обжаловать отказ и взыскать с несостоявшегося работодателя компенсацию морального вреда.
Наталия Пластинина, начальник сектора правового обеспечения деятельности филиала ОАО «Альфа-банк»
В Трудовом кодексе не предусмотрена обязанность работодателя заключать трудовой договор с каждым, кто хочет устроиться к нему на работу. Но при этом существует тонкая грань, связанная с отказом в приеме на вакантную должность. Дело в том, что соискатель, который получил такой отказ, вправе потребовать его обоснование в письменном виде, а затем обжаловать в суде (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). В судебной практике дел по оспариванию отказов в заключении трудового договора при приеме на работу довольно много. Правда, в большинстве случаев суды встают на сторону работодателя. Но бывают и ситуации, когда суды считают причины отказа необоснованными. Это может обернуться для компании обязанностью компенсировать соискателю причиненный моральный вред и привлечением к административной ответственности с уплатой соответствующего штрафа.
Отказ должен быть мотивирован несоответствием деловых качеств кандидата потребностям компании
Допуск к медосмотру не означает приема на работу
Для приема на работу на некоторые должности требуется прохождение предварительного медицинского осмотра. К примеру, лицам, не достигшим восемнадцати лет (ст. 69 ТК РФ), работникам, занятым на тяжелых работах и на работах с вредными или опасными условиями труда, работникам пищевой промышленности (ст. 213 ТК РФ).
Nota bene! Приоритет личностным качествам работника не считается дискриминацией в сфере труда. Например, на собеседовании были приняты во внимание деловые и личностные качества претендента: его нежелание проходить систематическое обучение, отсутствие мягкости и гибкости в общении, возможные трудности в общении с трудовым коллективом и клиентами. На этом основании отказ был признан обоснованным (апелляционное определение Липецкого областного суда от 21.05.12 по делу № 33-1141/2012).Однако допуск к прохождению медосмотра не означает автоматического заключения трудового договора с работником. Не означает это и фактического допуска к работе, то есть возникновения трудовых отношений в соответствии с частью 2 статьи 67 Трудового кодекса. Поэтому суды признают отказ работодателя в заключении трудового договора уже после медосмотра правомерным. Это касается как отказов, основанных на неудовлетворительных результатах медосмотра, так и отказов, с ними не связанных (решение Костомукшского городского суда Республики Карелия от 25.01.11, опубликовано на сайте суда 21.02.11).
Например, гражданин обратился к компании с заявлением о приеме на работу в должности водителя погрузчика 5-го разряда. Он был ознакомлен с должностной инструкцией, положением об оплате труда, режимом труда и отдыха, прошел инструктаж по технике безопасности и медицинское освидетельствование на годность водителя. Специалистом отдела кадров были подготовлены проекты трудового договора, приказа о приеме на работу, личной карточки работника унифицированной формы Т-2, в трудовую книжку была внесена запись о приеме на работу на основании проекта приказа (впоследствии запись была признана недействительной). Но сам трудовой договор не был подписан. Тогда претендент на должность обратился в суд с иском о признании незаконным отказа в приеме на работу, обязании заключить трудовой договор и выплате компенсации морального вреда. При рассмотрении дела суд установил, что трудовые отношения документально не были оформлены, гражданин фактически не был допущен к работе. Следовательно, трудовой договор не заключен. Кроме того, компания не предлагала вакансии и не приглашала его на работу в письменном виде. Сам же отказ компания обосновала тем, что кандидат ранее уже работал в ней, и в тот период он неоднократно привлекался к дисциплинарной ответственности, к тому же на последнем рабочем месте (в другой компании) этому работнику дали отрицательную характеристику. При этом, по мнению суда, факт пройденного медосмотра доказательством возникших трудовых отношений не является. Отказ был признан законным и основанным на деловых качествах кандидата. В иске суд отказал (кассационное определение Мурманского областного суда от 28.07.10 по делу № 33-1932).
Nota bene! Также не принимается довод кандидатов о необоснованном отказе в заключении трудового договора, если свободные вакансии вовсе отсутствовали в штатном расписании (например, определение Санкт-Петербургского городского суда от 30.05.11 № 33-7995/2011).В другом деле работодатель ссылался на отказ из-за того, что соискатель не представил трудовую книжку, который в свою очередь этот факт отрицал. Причем в суде было установлено, что кандидат прошел медосмотр, получил пропуск на территорию работодателя, прошел вводный инструктаж по технике безопасности. Суд не поверил, что отказ был связан с непредставлением трудовой книжки. Он указал, что если бы соискатель действительно не представил свою трудовую книжку, то работодатель вряд ли отправил бы такого кандидата на медосмотр и проводил бы другие действия, связанные с приемом на работу (определение судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 11.05.11 по делу № 33-4258, опубликовано на www.gcourts.ru).
Есть категории граждан, отказать которым в приеме на работу не получится
Nota bene! Непроведение работодателем проверки деловых качеств работника при приеме его на работу не может быть расценено как дискриминация. К такому выводу пришел Советский районный суд г. Орла, отказывая кандидату на должность в признании отказа компании необоснованным (решение от 20.07.12, опубликовано на сайте суда 06.08.12).Во-первых, запрещается отказывать в приеме на работу инвалидов по квоте. Так, для компаний, численность работников которых составляет более 100 человек, устанавливается квота для приема на работу инвалидов в процентах к среднесписочной численности работников (но не менее 2 и не более 4 процентов). Это предусмотрено в статье 21 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации». За отказ от приема на работу инвалида в пределах квоты должностному лицу грозит штраф в размере от 2 до 3 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ, постановление ВС РФ от 09.11.11 № 49-АД114). Во-вторых, согласно части 4 статьи 64 Трудового кодекса, нельзя отказывать работнику, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
Что такое «отказ кандидату»? Это информирование соискателя (кандидата) об отказе в рассмотрении его кандидатуры на вакансию в компании. Иными словами, это негативная информация, которую сообщает менеджер по персоналу соискателю.
HR-специалисты должны помнить о том, что именно от них зависит мнение, которое складывается о компании у соискателей, особенно в тех случаях, когда они сообщают им неприятную информацию об отказе в рассмотрении их кандидатуры.
Все те соискатели, которые по тем или иным причинам не были приглашены на работу, в дальнейшем будут распространять информацию о компании своим друзьям и знакомым. И от HR-специалиста зависит, какие отзывы соискатель будет давать. Кандидат, который остался недоволен потенциальным работодателем, может нанести существенный ущерб его репутации, распространяя негативную информацию о компании на рынке труда.
Формула успешного отказа кандидату
Обязательно следует соблюдать принципы предоставления отказа кандидату. Что это значит? Принципы предоставления отказа кандидату - это стандарты общения, обязательные для HR-специалиста.
Корректность . Отказ кандидату всегда осуществляется в корректной форме. Недопустимо предоставлять отказ в форме, которую кандидат сможет счесть для себя обидной или оскорбительной. Наиболее распространенные ошибки: «Вы нам не подходите», «Мы не готовы вас рассматривать».
Жалобы о некорректных формах отказа и грубости менеджеров по работе с персоналом очень распространены. Именно они могут стать причиной «черного пиара» работодателя.
Взаимоуважение. HR-специалист и кандидат - равноправные участники процесса поиска сотрудника. Продуктивность взаимодействия зависит от способности каждой из сторон с уважением относиться к потребностям, пожеланиям, возможностям, приоритетам, мнению и решению друг друга.
Пунктуальность. Недопустимо опаздывать на интервью, звонить несвоевременно и нарушать другие правила делового этикета. Быть пунктуальным - это самое простое, что может сделать HR-специалист для создания у соискателя положительного мнения о компании в целом.
Ориентация на дальнейшее сотрудничество. Независимо от степени заинтересованности в кандидате, HR-специалист при отказе обозначает возможность сотрудничества в будущем.
Сохранение партнерских отношений с кандидатом в случае отказа - это:
- гарантия отсутствия «черного пиара» со стороны кандидата;
- возможность оперативно предлагать кандидату более подходящие для него вакансии;
- возможность запросить у кандидата рекомендацию на его коллегу, получить какую-либо полезную информацию.
Недопустимо отказывать кандидатам по дискриминационным причинам (из-за пола, национальности, происхождения, возраста и др.). Это несет правовые риски для компании.
Причины отказа кандидату
- Отказ по деловым качествам
Под ними подразумевают способности человека выполнять те или иные трудовые функции. Учитываются профессиональные и личностные качества работника. - Несоответствие мотивации кандидата условиям вакансии
Если ожидания кандидата не соответствуют условиям вакансии, то с большой долей вероятности можно прогнозировать неуспешную адаптацию кандидата и увольнение в короткие сроки. Если мотивация кандидата не будет реализована при трудоустройстве, лучше честно предупредить его об этом. Грамотная оценка мотивации кандидата на стадии интервью является показателем качества подбора персонала. - Дискриминационный отказ
Отказ по любой причине, не связанной с деловыми качествами соискателя. Самыми распространенными видами дискриминации являются отказы по причине возраста («слишком старый, у нас все моложе»), половой принадлежности («только мужчина, а то женщина в декрет уйдет»), совокупности личностной оценки кандидата («у него такой характер, что мы не сработаемся»), внешним данным («у нее слишком непрезентабельная внешность) и прочие.
Виды и форма отказа кандидатам
- Письменный отказ. Решение предоставляется кандидату в письменном виде.
- Устный отказ. Отказ, предоставленный кандидату устно, по телефону или при личном общении.
- Отказ по умолчанию. Существует предварительная договоренность с кандидатом о том, что если до определенной даты HR-специалист не свяжется с соискателем повторно, то это следует понимать как отказ от рассмотрения кандидатуры.
Необходимо соблюдать договоренности по времени предоставления кандидату обратной связи. В случае если обстоятельства не позволили вам соблюсти договоренности по времени, принесите свои извинения за задержку.
Если же такие вопросы все же появились, то следует придерживаться следующих правил. В частности, делать акцент на конкурсном характере отбора, по возможности избегать конкретных указаний на причины отказа, ограничиться теми «недочетами» в профессиональном опыте кандидата, которые максимально не соответствуют требованиям вакансии. Если аргументировать отказ, ссылаясь на деловые качества соискателя, сложно, то следует объяснить отказ принятием решения в пользу внутреннего кандидата.
Рекомендуется проводить беседу с кандидатом по поводу отказа в достаточно интенсивном темпе. Нужно говорить четко, быстро, не делать паузы между аргументацией отказа и следующим этапом - завершением отказа. Этот прием позволит не спровоцировать кандидата на неудобные вопросы.
Правила предоставления отказа на разных этапах интервью
Всем ли кандидатам необходимо предоставлять обратную связь при отказе? Желательно предоставлять устный отказ всем кандидатам, с которыми HR-специалист осуществлял взаимодействие. Однако это не всегда возможно.
В случаях, когда предоставление устного отказа всем кандидатам, не прошедшим отбор, связано со значительными временными затратами, допустимо сузить круг лиц.
Когда возникает необходимость уменьшить круг кандидатов, которым в случае отказа предоставляется устная обратная связь?
- при подборе персонала на массовые должности;
- при высокой интенсивности (большом количестве) входящего потока кандидатов;
- при срочном проекте по подбору персонала в условиях узких временных сроков;
- при приоритетных нагрузках HR-специалиста по другим направлениям деятельности.
Нужно помнить, что чем более плотно и долго HR-специалист общается с кандидатом, тем выше необходимость предоставлять ему устную обратную связь в случае отказа. А также если кандидат на вакансию получил большое количество согласований, то HR-специалисту будет сложнее предоставлять ему отказ.
