Два рычага, которыми можно двигать людей, это страх и личный интерес (с)

Наполеон I Бонапарт

Энтузиазм нового сотрудника, недавно устроившегося на работу, сравним с бурной рекой, впадающей в море отчетности и рутинной работы истончившимся ручейком, требующим поддержки и внимания. В компании или подразделении где больше 20 работников, менеджер по персоналу не является экспертом в профессиональной подготовке кадров, необходима четко продуманная и подготовленная стратегия, в рамках которой проводится адаптация нового персонала.

Электронные технологии для повышения адаптивности в коллективе

Традиционная система обучения принятого на работу персонала представляет прохождение стажировки и прохождение формального или неформального собеседования перед утверждением в должности. Занятые работники отдела или подразделения не горят желанием уделять время новичку, который быстро потеряется в непрерывном потоке информации и максимум что успеет сделать за время стажировки — это перебрать ворох документов и узнать где в здании столовая.

Ситуацию поможет исправить welcome тренинг, простой и действенный инструмент, не отрывающий человека от ознакомительной стажировки, но позволяющий быстро и просто разобраться в нюансах рабочего процесса. Специально подготовленный курс, включенный в электронную систему обучения необходим для разгрузки тренеров и сокращения финансирования, используемого для квалификационной подготовки вновь принятых новичков, которым в минимальные сроки необходимо усвоить максимум информации.

Стратегия электронного обучения: возможности создания необходимого контента

Продуманная и тщательно реализованная это первый и серьёзный шаг в направлении формирования работоспособного и объеденного одной целью коллектива, в котором каждый сотрудник нацелен на достижение общего результата. И не стоит забывать о коллегах новичка, которым не нужно тратить личное или рабочее время на ознакомительные и вводные речи, эта перспектива обеспечивает возможность бесперебойной работы компании, пополнившейся новым работником.

Презентационный велком тренинг это комплекс информации и данных, касающихся истории компании и ее основных достижений за время работы на рынке, перечисление миссии и целей, основ корпоративной культуры и ценностей. В каждой организации есть свои «правила игры в бизнес», философия развития и концепция достижения успеха, и ознакомление с ними новичка помогает ему стать частью коллектива, адаптироваться в новых условиях и стать частью большого механизма, задать себе цели и выработать путь к их достижению.

Цели и задачи велком тренинга: зачем нужен электронный курс

Правильно подготовленный и наполненный необходимой и важной информацией welcome тренинг для сотрудников решает сразу несколько задач, основные из них можно определить в трех положениях:

• адаптация с возможностью почувствовать свою сопричастность к единому и большому делу;
• передача знаний и их накопление, усвоение важных данных о традициях и миссии организации;
• мотивация и стимулирование желания стать частью большого и дружного коллектива.

Итоговое тестирование в ознакомительном тренинге это не просто аналитический отчет для отдела кадров или менеджера по персоналу, дополнив его анкетированием можно выявить узкие места и ненужные блоки информации.

Использование современных форматов обучения открывает уникальные и практичные возможности, которые позволяют не переманивать опытных специалистов у конкурирующих фирм, а самими подготовить и удержать квалифицированный и профессиональный персонал.

1. Сведения о компании

· Видение, миссия

· История создания

· Описание сегмента рынка на котором работает компания

· Позиция компании на рынке

· Основные конкуренты

· Основные клиенты и партнеры

· Победы и достижения

· Стратегические приоритеты и цели на текущий период

· Освещение деятельности в СМИ

2. Продукты и услуги

· Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие)

· Описание продукта/услуги

· Ассортимент, ассортиментная политика

· Конкурентные преимущества продукта/услуги

· Успешные проекты

· Технология построения отношений с клиентами

· Логистика

3. Организация: структура и культура

· Структура, ключевые фигуры

· Основные положения корпоративного кодекса компании

· Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.

· Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

· Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека

· Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников

· Политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована)

· Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот

· Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.

· Отношения с профсоюзной организацией

5. Экскурсия по компании

В данный блок можно включить такие мероприятия, как:

· Посещение производства

· Посещение музея компании

· Посещение «Аллеи славы» (экспозиция дипломов и наград компании)

6. Просмотр фильма о компании

Фильм может содержать следующую информацию:

· О создании и процессе становления компании

· О выпускаемом продукте / оказываемых услугах

· О корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных мероприятий: праздников и спортивных турниров)

· Интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками

· Репортажи из удаленных филиалов

· Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений

Это может быть традиционный повествовательный или мультипликационный фильм или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце «Welcome! Тренинга» представители компании должны ответить на вопросы новичков.

«Welcome! Тренинг» (или Вводный курс «Добро пожаловать в организацию!») – это хороший шанс «влюбить» новичка в компанию. Данный курс – не тренинг в привычном понимании этого слова: он не направлен на отработку каких-либо навыков. Его цель, помимо передачи знаний об организации и существующих в ней порядках, – сформировать и повысить лояльность новых сотрудников к компании.

Формы проведения

«Welcome! Тренинг» может быть представлен в одной из следующих форм:
1. Аудиторный . Это классический вариант вводного обучения. Его преимущества для новичков – живое общение как со старожилами организации (сотрудниками, проводящими обучение), что дает возможность получить ответы на все интересующие вопросы, так и с новыми работниками из других подразделений (опыт показывает, что люди, пришедшие в компанию одновременно, часто заводят приятельские отношения и держатся вместе).
2. Электронный курс (e-learning). Такая форма обучения рекомендуется, если:
§ на предприятие одновременно трудоустраивается много новых сотрудников;
§ обучается персонал удаленных филиалов.
В настоящее время на рынке есть много компаний, предлагающих услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов (которые готовят и периодически обновляют сами специалисты службы персонала главного офиса). Стили таких программ могут быть самыми разными: от строгого (преимущественно для банковских, финансовых структур) до веселого (тренинг в виде игры или мультфильма).
3. Смешанный вариант. Включает как аудиторные занятия, так и элементы электронного обучения. Именно данный формат сегодня самый популярный. Объясняется это тем, что он позволяет создавать сбалансированные программы: специалисты службы персонала определяют, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а когда целесообразно живое общение с опытными сотрудниками.

Продолжительность и периодичность

Продолжительность «Welcome! Тренинга» зависит от потребностей компании, а именно, от объема той информации, которую планируется донести до новичков. Программа длится, как правило, от 2 часов до 2 дней. В некоторых организациях такой адаптационный курс продолжается до 5 рабочих дней, но при этом включает и обучающие элементы. В «Московской ореховой компании» на «Welcome! Тренинг» отводится 3 часа.
Периодичность программы зависит от того, как часто и в каком количестве на предприятие приходят новые сотрудники. Тренинг может проводиться еженедельно, ежемесячно или, например, раз в 3 недели, как в «Московской ореховой компании», где он включен в квартальный график обучения.
Планирование занятий на конкретный день недели и определенные часы, допустим, в пятницу с 12.00 до 16.00, позволяет линейным руководителям не забывать, что новый сотрудник его подразделения в это время будет отсутствовать.

Содержание Welcome! тренинга

Традиционно «Welcome! Тренинг» включает ряд информационных блоков:
1. Сведения о компании. Этот блок призван познакомить новичков с прошлым, настоящим и будущим организации. Они должны получить следующую информацию: история создания компании; ее миссия; стратегические приоритеты и цели на текущий период; структура и ключевые фигуры; основные клиенты и партнеры; освещение деятельности в средствах массовой информации; корпоративные мифы и истории успеха.
Одна и распространенных ошибок на этом этапе – использование презентаций, разработанных департаментами маркетинга и продаж для клиентов компании. По той причине, что последние представляют собой внешнее окружение предприятия и входят в другую целевую аудиторию, что непосредственно влияет на расстановку акцентов в рассказе об организации. Это нужно помнить!
2. Производимые продукты/ оказываемые услуги. Помимо информации непосредственно о продуктах и услугах, в этот блок необходимо включить сведения о сегменте рынка, в котором работает компания, ее позициях на рынке, основных конкурентах. Даже если среди новичков нет сотрудников департамента продаж, и им не придется работать с клиентами, рекомендуется к этому блоку не подходить формально. Любому члену коллектива, независимо от должности, будет интересно узнать о том, как производится продукция или предоставляются услуги. Вместе с тем, важно определить объем информации и глубину подачи данного материала.
3. Корпоративная культура. Разъясняются ее нормы и принципы, основные положения Корпоративного кодекса компании, стандарты в области дресс-кода, делового этикета; рассказывается о негласных традициях, о том, как проходят различные мероприятия, поздравления.
4. Корпоративная политика в области управления персоналом. Задача этого блока – донести информацию о возможностях, которые компания предоставляет сотрудникам, в следующих сферах:
§ профессиональный рост (виды и направления обучения, работа учебного центра, библиотеки);
§ развитие карьеры (порядок проведения оценочных процедур, примеры карьерного продвижения работающих сотрудников);
§ система вознаграждений (если она унифицирована);
§ условия работы – порядок выдачи зарплаты, предоставления льгот;
§ бытовые вопросы – где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь и т.д.);
§ отношения с профсоюзной организацией.
5. Экскурсия по компании. Например:
§ посещение производства, отдела разработок или других ключевых подразделений;
§ посещение музея компании;
§ проход по «Аллее славы».
Если организовать экскурсию не представляется возможным, рекомендуется подготовить слайды или небольшой фильм о ключевых подразделениях компании. После его показа можно провести новичка по некоторым другим отделам. Важно ознакомить его с работой всей организации.
Музеи есть далеко не на каждом предприятии – обычно о них начинают задумываться компании, перешагнувшие 10-летний рубеж своего существования. Например, из экспозиции музея одной из фирм, лидера на своем рынке, можно узнать о ее основателях, главных этапах ее развития, ключевых клиентах, социальной политике, проводимых благотворительных акциях и оказываемой спонсорской поддержке.
«Аллея славы» – условное название экспозиции дипломов и наград организации, которые размещают на стенах или в холлах офиса. В некоторых компаниях есть доски почета с фотографиями и описаниями заслуг ключевых сотрудников. Все это можно дополнить, например, небольшой подборкой снимков, сделанных на корпоративных мероприятиях.
6. Фильм о компании. В нем, как правило, рассказывается о создании и становлении организации, выпускаемом продукте или оказываемых услугах, корпоративной жизни (этот блок обычно включает видеоряд с корпоративных праздников и спортивных турниров).
Показ фильма осуществляется в том информационном блоке, к которому он относится. Это может быть классический повествовательный, мультипликационный фильм или просто подборка историй. Его подготовку лучше всего доверить профессионалам.
7. Ответы на вопросы.

Разработка Welcome! тренинга

К подготовке «Welcome! Тренинга» важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать следующие этапы:
1. Уточнение целей курса и ожидаемых результатов.
2. Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно (полгода, год) и могут подсказать, дефицит какой информации они испытывали, когда только пришли в компанию.
3. Подготовка содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе нужно выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.
4. Оценка курса. Как было указано выше, «Welcome! Тренинг» не является тренингом в его привычном понимании, поэтому процесс оценки может включать всего два шага:
§ фиксирование реакции новичков: понравилась ли им форма проведения программы, все ли было понятно и т.д. В конце обучения участникам можно предложить для заполнения небольшую анкету, так называемый smiles-тест, включающий не более 7–10 вопросов;
§ проверка знаний с использованием тестов о продукте/ услугах, если в этом есть необходимость.

Пример
В «Московской Ореховой компании» дважды в год для персонала департамента продаж проводится Турнир по ассортименту. Его цель – проверка знаний об основных характеристиках производимой продукции. В назначенный день (дата объявляется заранее) каждый сотрудник заполняет один из вариантов теста, в котором предлагается ответить на 10 открытых вопросов. После проверки и выставления баллов рассчитывается средняя оценка по подразделению. Отдел, ставший победителем, получает право выбрать коллективный приз в рамках запланированного бюджета.

Кто проводит «Welcome! Тренинг»

Начинать адаптационный курс рекомендуется с приветствия и вводного слова одного из топ-менеджеров. В зависимости от размера и структуры компании это могут быть генеральный директор, кто-либо из его заместителей, начальник HR-службы. Участие в программе представителя руководства будет позитивно воспринято новичками и повысит статус самого вводного курса. Как вариант: можно подготовить видеообращение первого лица компании к новым сотрудникам.
Основную часть курса, как правило, проводит сотрудник службы персонала – тренинг-менеджер или специалист по подбору и адаптации. Описанием продукта/ услуг, чаще всего, занимаются работники соответствующего профиля – технологи, маркетологи.
В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом HR-отдела, может выступить сотрудник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании. Это позволит завоевать большее доверие новичков и, в то же время, будет дополнительной мотивацией для самого работника.
Для рассказа о социальной политике и защите интересов персонала можно пригласить представителя профсоюза.
Кроме передачи новичкам знаний «из первых рук», такая форма вводного курса, как «Welcome! Тренинг» , позволяет дополнительно мотивировать уже работающих сотрудников компании, занятых в проведении адаптационной программы.

О существовании "Welcome Тренингов" наслышаны многие, однако на практике далеко не каждому сотруднику, пришедшему в новую организацию, везет в полном объеме оценить все бонусы подобной системы адаптации новичков.

По сути, никакой реальной отработки навыков во время подобного тренинга не происходит, поскольку основная его задача - пробудить в новоприбывшем страстную и, по возможности, неукротимую веру в компанию, ее идеи и, разумеется, в продукт как таковой. В идеале "обращать" новичка в корпоративную религию доверяют опытным сотрудникам компании, хотя такая возможность, безусловно, есть не всегда.

В самом общем виде на первых порах новому сотруднику должны поведать основные сведения о конторе (история, партнеры, клиенты, достижения и так далее). Дальнейшими пунктами обязательной программы становятся данные о продукции, сведения о корпоративной культуре, об условиях работы, возможностях профессионального роста и т.д.

Однако зачастую вводный курс , который, к слову, в некоторых компаниях длится до нескольких дней, за неимением времени сводится к краткой, а порой еще и весьма сбивчивой речи кого–то из непосредственных руководителей. Заслуги компании представляются новому работнику в виде кадров глянцевой презентации, созданной на заре ее существования, и притом вовсе не для сотрудников, а для партнеров. Знакомство с продукцией ограничивается хаотично вываленными на стол каталогами, а представление коллективу свертывается до озвученных имени и фамилии. После этого "наставник", бросив какую–нибудь стандартную фразу вроде: "ну вы тут осмотритесь пока", скрывается в неизвестном направлении, унося с собой последнюю надежду на полноценное начало первого рабочего дня. Чтобы новый член коллектива не растерялся и не утратил запала, который, без сомнения, породила в нем бодрая презентация, показанная ему несколько минут назад, имеет смысл все–таки потратить чуть больше времени, чтобы ввести нового игрока в команду с наименьшими потерями.

Прежде всего , стоит лично познакомить человека с непосредственном руководством, а "высший эшелон" представить хотя бы по фотографии, чтобы новичок при случае не опростоволосился и как минимум сумел идентифицировать "главного", внезапно столкнувшись с ним в курилке.

Представлять нового сотрудника коллективу стоит в присутствии всех его будущих коллег, при этом, по возможности, добавив к имени и фамилии хотя бы пару фактов о новом герое. Неплохо предоставить человеку шанс представиться лично, позволив ему самому сказать о себе несколько слов. Вместо того чтобы пугать новоприбывшего многостраничными должностными инструкциями в четырех томах, заставляя его штудировать правила вдоль и поперек, лучше потратить день, но простым, человеческим языком все же разъяснить, а в идеале - показать на примере то, чем ему придется заниматься (из большого человеколюбия не менее важно заодно показать новичку путь к туалету, курилке и столовой).

Когда менеджер по персоналу Алена Н., после посещения очередного эйчаровского семинара вдохновенно сообщила, что компании не хватает мероприятия, которое способствовало бы адаптации сотрудников, она столкнулась с искренним недоумением руководителя и начальников отделов. «Зачем это нужно, ведь мы и так нормально встречаем новичков», «это для крупных компаний, с большой «текучкой», а у нас раз в два месяца кто-то приходит», «вот только этого нам не хватало» - раздался в ответ недовольный ропот.

Однако, не желая подрезать на корню инновационные идеи инициативного менеджера, руководство согласилось на эксперимент. С условием, что это нововведение не потребует от них материальных и временных затрат. Через неделю план welcome-мероприятий был разработан, а еще несколько месяцев спустя «протестирован» на нескольких новичках. По их мнению, а также по мнению присоединившихся к «экскурсии» любопытствующих старожилов, выбранный формат мероприятия оказался весьма удачным.

«Разумеется, пока мы не можем отследить долгосрочные результаты. Но предварительный анализ свидетельствует о том, что новички действительно быстрее влились в коллектив и более эффективно адаптировались. Определить это удалось благодаря тому, что уже несколько лет, по истечении месяца работы в компании, новые сотрудники заполняли анкету, в которой они указывали, с какими сложностями им пришлось столкнуться в процессе адаптации, какой информации им не хватало. Те, кто участвовал в welcome-тренинге, отметили меньше таких «белых пятен», - поведала Алена Н.

Между скукой и бесполезностью

Разумеется, на предприятиях, где количество сотрудников не превышает нескольких сотен, проводить двух-трехдневные welcome-тренинги, как это делают иногда в крупных компаниях, нецелесообразно. С другой стороны, сводить все к сбивчивому рассказу кого-либо из непосредственных начальников или коллег, который, похлопав новичка по плечу, советует ему «осмотреться» и «самому во всем разобраться» - тоже не лучший вариант. Именно поэтому лучше проводить знакомство с компанией по определенному плану.

При разработке welcome-тренинга эксперты советуют руководствоваться такими принципами, как практичность предоставляемой информации, ее полезность и применимость. Иногда для рядового сотрудника может быть важнее вовремя узнать, где можно пообедать, а не какой-то факт из биографии заокеанского президента компании, которого он вряд ли когда-нибудь увидит. Человек должен почувствовать, что ему оказан радушный прием. И из этого нужно исходить, разрабатывая структуру тренинга.

Также следует избегать двух крайностей: с одной стороны - излишней формальности, напыщенности и помпезности, с другой - фамильярности. Впрочем, первая крайность встречается значительно чаще. Никак не способствует представлению о радушном приеме и появившаяся в последнее время тенденция тестировать сотрудников на предмет усвоения ими информации с тренинга.

«На семинарах, посвященных разработке welcome-тренинга, мне часто задавали подобные вопросы - «как проверить, что новички усвоили информацию», «а как провести тестирование по результатам тренинга». Меня всегда удивляло такое рвение, и я просила ответить на вопрос, «зачем?». В ответ обычно раздавалось нечто нечленораздельное в стиле «ну как же, ну ведь они должны знать»… Разумеется, такой школярский подход полностью дискредитирует саму идею тренинга, который должен подчеркнуть, что в компании рады новому сотруднику», - поделилась Лия Фафолтова, бизнес-тренер (Москва).

Штучный продукт

Чтобы избежать формализма, наполнение каждого информационного блока, которые традиционно включает в себя welcome-тренинг, должно быть тщательно продумано.

Так, представители компании-работодателя совершают ошибку, когда включают в блок, который должен содержать информацию о компании, презентации, разработанные для клиентов. Ведь таким образом сотруднику демонстрируется, что с ним готовы делиться лишь внешней, «причесанной» и «приглаженной» стороной жизни компании. К тому же такие презентации, очень редко радуют действительно креативным подходом. Так же важно не «перегрузить» новичка излишней информацией. Ведь нередко компании грешат тем, что на сотрудника выливается огромный поток сведений об истории компании, легенды об учредителях, их приветственные речи и прочие атрибуты нудных и мучительных «обязаловок».

Следует учитывать и объем информации в блоке, знакомящем с продукцией либо услугами компании.

Рассказывая о корпоративной культуре и политике в сфере персонала, не стоит упоенно цитировать слоганы с корпоративного сайта или вдаваться в те подробности карьерного роста топ-менеджеров, которые вряд ли могут когда-нибудь пригодиться рядовому бухгалтеру.

В то же время наиболее ценной и важной для новичка информацией является представление о правилах трудового распорядка и взаимодействия внутри компании, нюансах работы с основными информационно-коммуникативными системами.

Организационные моменты

Считается, что welcome-тренинг должен проводить человек, который хорошо знает организацию и лоялен к ней. Это позволяет не только ответить на возникающие вопросы, но и лучше передать корпоративный дух компании.

В крупных компаниях welcome-тренинги проводятся обычно раз в месяц, а в небольших - по необходимости, иногда - персонально для каждого сотрудника.

Чаще всего эту функцию берет на себя менеджер по персоналу. Однако более действенным вариантом становится предоставленная сотруднику возможность задать вопросы уже после того, как он ознакомится с информацией, подготовленной специально для новых работников. (О том, как составить справочник для новичка см. ). «Такой подход дает возможность уточнить некоторые моменты. Тогда сотрудники чувствуют, что компания заинтересована помочь им включиться в общие процессы максимально быстро. И важно, что отработанная процедура welcome-тренинга позволяет сотрудникам отдела по поиску персонала взять на себя часть функций линейных руководителей. При этом адаптация новичков не пускается на самотек, потому что иногда бывает так, что непосредственный начальник может просто не иметь времени, чтобы рассказывать о базовых вещах. В свою очередь и сам новый сотрудник чувствует себя более самостоятельным, и это, конечно же, влияет на эффективность и производительность его работы.

С этим мнением согласны и другие наши эксперты, подтверждающие, что внимание, оказанное новичку, вознаградится сторицей, ведь именно в первые дни работы сотрудник больше всего нуждается в поддержке.

Как представить?

Для того чтобы представить нового сотрудника коллегам, эксперты советуют составить информационное письмо, которое включало бы:

• фамилию, имя, отчество нового сотрудника;
• должность;
• краткие сведения - какой вуз окончил, где работал ранее и на какой должности;
• какие функции будет выполнять;
• фамилию, имя и отчество непосредственного руководителя и подчиненных;
• номера телефонов, рабочий e-mail.